Directie assistent (m/v/x) voor het secretariaat van de ambassade van België
De ambassade van België is op zoek naar een directie assistent voor het secretariaat van de ambassade. Initieel voor een periode van 12 maanden met nadien mogelijkheid tot een contract van onbepaalde duur.
FUNCTIES EN TAKEN
Als directie assistent zal de medewerker/ster secretariële taken uitoefenen om de diplomaten te ondersteunen in het dagelijkse administratieve beheer:
- De agenda’s of andere planningen beheren
- Nodige contacten leggen voor de dienst of de verantwoordelijke met officiële lokale instanties, andere vertegenwoordigingen, private organismen, leveranciers, etc.
- Inkomende en uitgaande correspondentie beheren: Brieven, verbale nota’s /diverse andere communicaties opstellen en opmaken
- Beheren van de sociale media van de ambassade (twitter, Facebook)
- Dienstreizen voorbereiden en reizen reserveren, alsook hotels voor de diplomaten
- Vergaderingen bijwonen (intern en/of extern), notuleren en verslagen opstellen
- Kleine boekhoudkundige taken voor de diplomaten beheren
Als organisator, zal de medewerker/ster bij dragen aan de praktische organisatie van vergaderingen, conferenties, seminaries, officiële bezoeken of andere evenementen:
- Een planning uitwerken
- Lijst opmaken van deelnemers/genodigden en uitnodigingen voorbereiden
- Contacten onderhouden met leveranciers etc. (vergaderlocaties, diverse materialen, catering, etc.)
- Vluchten, hotels en restaurants, etc. boeken.
- De nodige voertuigen voorzien en transport organiseren naar de diverse activiteiten
Verwachte competenties
- Goede mondelinge en schriftelijke kennis van het Nederlands en Engels, kennis van het Frans is een voordeel;
- Goede kennis van de programma’s Word, Excel, PowerPoint en Outlook.
- Goed zelfstandig kunnen werken maar ook in teamverband, flexibel en discreet.
Niveau
- MBO/HBO en/of nuttige ervaring
Gelieve uw CV en motivatiebrief te sturen ter attentie van Dhr. Daniël Ruttens (thehague@diplobel.fed.be) voor 15/04/2023.