Assistant(e) de direction (m/v/x) pour le Secrétariat de l'Ambassade de Belgique

L'ambassade de Belgique recherche un(e) assistant(e) de direction pour le secrétariat de l'ambassade. A la suite d’une période d’essai de 12 mois, possibilité ensuite d'un contrat à durée indéterminée.

FONCTIONS ET TÂCHES

En tant qu'assistant(e) de direction, vous serez amené à effectuer des tâches de secrétariat pour soutenir les diplomates dans la gestion administrative quotidienne :

gérer les agendas ou autres plannings
Établir les contacts nécessaires pour le service ou la personne en charge avec les organismes officiels locaux, les autres représentations, les organismes privés, les fournisseurs, etc.
Gérer la correspondance entrante et sortante : Rédiger et mettre en forme des lettres, des notes verbales et diverses autres communications
Gérer les médias sociaux de l'ambassade (twitter, Facebook)
Préparer les missions et réserver les voyages, ainsi que les hôtels pour les diplomates
Assister à des réunions (internes et/ou externes), rédiger des procès-verbaux et des rapports
Gérer des tâches comptables mineures pour les diplomates

En tant qu'organisateur, vous contribuerez à l'organisation pratique de réunions, de conférences, de séminaires, de visites officielles ou d'autres événements :

Préparer un programme
Etablir une liste de participants/invités et préparer les invitations
Assurer la liaison avec les fournisseurs, etc. (lieux de réunion, matériel divers, restauration, etc.)
Réserver les vols, les hôtels, les restaurants, etc.
Mettre à disposition les véhicules nécessaires et organiser le transport vers les différentes activités.

Compétences attendues

Bonne connaissance orale et écrite du néerlandais et de l'anglais, la connaissance du français est un avantage ;
Bonne connaissance des programmes Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
Bonne capacité à travailler de manière indépendante mais aussi en équipe, flexibilité et discrétion.

Niveau

MBO/HBO et/ou expérience utile

Veuillez envoyer votre CV et votre lettre de motivation à l'attention de M. Daniël Ruttens (thehague@diplobel.fed.be) avant le 15/04/2023.